歯科医院の電話が朝一・昼休みに集中するときの受け方｜時間帯を数え、用件を分け、外に任せる範囲を決める

歯科医院の電話は、1日の中で均等にかかってくるわけではありません。 診療が始まる前後、昼休み、夕方など、特定の時間帯に集中することがあります。 その時間帯は、受付が来院した患者の対応や会計をしていて、電話に出られないこともあります。

この記事では、電話が集中する時間帯に、どう受けるかを考える順番を整理します。 どの方法がよいかは決めていません。 医院ごとに、集中する時間帯も、電話の用件も違うためです。 外のサービスを使えば負担がどれだけ減るか、といった効果も示していません。

考える順番

1. 時間帯と用件を数える

まず、どの時間帯に電話が集中し、その時間帯にどんな用件の電話がかかってくるかを数えます。

• 30分ごと、または1時間ごとの件数
• 出られなかった電話（鳴ったが出られなかった件数）
• 用件（予約・変更・取消・初めての方の問い合わせ・急ぎの電話・業者など）

出られなかった電話は、電話機の着信履歴で数えられることがあります。 数え方は、電話を外に任せる前に数えておくことにまとめています。

数えてみると、集中しているのが予約の変更なのか、初めての方の問い合わせなのかで、合う受け方が変わります。

2. 電話以外の入口に移せる用件を分ける

数えた用件のうち、電話でなくても済むものを分けます。

• 予約を入れる・変える・取り消す電話：Web予約や LINE予約で、患者が自分でできるようにする
• 予約の日時を確かめる電話：予約の前の通知で、先に知らせておく
• 診療時間・場所・駐車場の問い合わせ：医院のホームページに載せておく

電話以外の入口に移すには、予約システムの側の準備も要ります。 決めることは、次の記事にまとめています。

• Web予約を始める前に医院で決めること
• 歯科医院でLINE予約を始めるときに決めること
• 歯科医院の無断キャンセル対策で、予約の前の通知を送るときに決めること

すべての患者が電話以外の入口を使うとは限りません。 電話で予約したい患者がいることも前提にして考えます。

3. 医院の中で受け方を変えられるか

外に任せる前に、医院の中で変えられることがあるかを考えます。

• 集中する時間帯に、電話を受ける人を決めておく
• 折り返しの電話を、集中しない時間帯にまとめる
• 留守番電話で用件を残してもらい、あとで折り返す

どれが合うかは、受付の人数や、来院する患者の数によって変わります。

4. 外に任せる用件と時間帯を決める

医院の中で受けきれない電話が残る場合に、外のサービスを考えます。 電話を受けるサービスには、大きく3つの形があります。

違いは、AI電話・IVR・電話代行の違いにまとめています。

任せるときは、次のことを決めます。

• どの時間帯の電話を任せるか（集中する時間帯だけ・受付が出られないときだけ・すべて）
• どの用件を任せるか（予約だけ・問い合わせも・急ぎの電話は医院に回す）
• 任せきれない電話をどこへ回すか（医院のスタッフ・伝言・折り返し）

時間帯ごとに分けられるか、出られないときだけ回せるかは、サービスによって違います。 形ごとに決めることは、次の記事にまとめています。

• 歯科医院でIVR（番号の押し分け）を使うときに決めること
• 歯科医院でAI電話を使うときに決めること
• 歯科医院で電話代行を使うときに決めること

5. 任せた電話の結果を見る人を決める

外に任せた電話の内容（予約の希望・伝言・折り返しの依頼）を、誰がいつ見るかを決めます。 集中する時間帯に任せた電話の結果が、集中する時間帯のうちに届いても、すぐには見られないこともあります。 見る時間を決めておくと、折り返しの遅れを防ぎやすくなります。

提供会社に聞くこと

料金の決まり方は、歯科医院の電話受付サービスの料金の決まり方にまとめています。

比較ページで確かめる

各サービスが、どの形で応答するか、予約・転送・診療時間外の応答などに対応しているかは、電話受付のサービスの比較と各サービスの詳細に載せています。 条件から探すには、絞り込みを使ってください。

公式サイトで確かめられなかったものは「未確認」として表示しています。 未確認は、対応していないという意味ではありません。 時間帯の分け方など、比較ページに項目の無いことは、提供会社に聞いてください。