Web予約を始める前に医院で決めること｜受け付ける予約の範囲・枠の出し方・変更と取消の締め切り

Web予約を始めようと考えたとき、まず予約システムを比べたくなります。 ただ、何をWebで受け付けるかが決まっていないと、どの機能が要るのかが分かりません。

たとえば、初めての患者もWebで予約できるようにするのか。 患者が自分で予約を取り消せるようにするのか。 これが決まると、予約システムに求めることがはっきりします。

この記事では、Web予約を始める前に医院で決めておくことを順に整理します。 どの決め方がよいかは決めていません。 医院の診療の内容と方針によって、合う決め方が変わるためです。

決めること

1. Webで受け付ける予約の範囲

予約の種類ごとに、Webで受けるか、電話や窓口で受けるかを決めます。

• 初診（初めての患者）
• 再診（通院中の患者の次の予約）
• 定期健診
• 急患（痛み・腫れ・けがなど）

初診は、電話で症状や希望を聞いてから予約を取りたい、という医院もあります。 急患は、Webで受けずに電話で話を聞く、と決めることもできます。 どちらも、医院の方針で決めることです。

決めたら、その分け方ができるかを予約システムで確かめます。 初めての患者がWebから予約できるかは、予約システムによって違います。

2. Webに出す枠

すべての予約枠をWebに出すのか、一部だけにするのかを決めます。

• 電話や窓口で予約する患者のために、Webに出さない枠を残すか
• 治療の内容によって時間が違う予約を、Webでどう受けるか
• 診療台（チェア）や担当者ごとの枠を、Webにどう出すか

診療台ごと・担当者ごと・治療の内容ごとの枠の持ち方は、医科向け・汎用の予約システムを歯科医院で使うときに確かめることにまとめています。

3. 当日・直前の予約

当日の予約をWebで受け付けるか、何時間前まで受け付けるかを決めます。 直前に入った予約に、準備が間に合うかを考えて決めます。

受付の締め切りを、医院が時間で決められるかは、予約システムによって違います。

4. 患者による変更・取消

患者が自分で予約を変えたり取り消したりできるようにするかを決めます。 できるようにするなら、何時間前まで受け付けるかも決めます。 締め切りを過ぎたあとは、電話で連絡してもらう、と決めることもできます。

予約の前に患者へ知らせる機能（予約の前の通知）とあわせて使う場合は、Web予約・LINE予約・予約の前の通知・リコールの違いも参考にしてください。

5. 患者への伝え方

決めたことは、患者に伝わる形にしておきます。

• ホームページの予約の入口の近くに、Webで受け付ける予約と受け付けない予約を書く
• 予約の画面に、急患の場合や締め切りを過ぎた場合の連絡先を書く
• 院内の掲示や、受付での声かけ

予約の画面に医院の案内文を出せるかは、予約システムによって違います。

提供会社に聞くこと

料金の見方は、歯科の予約システムの料金の見方にまとめています。

比較ページで確かめる

各予約システムが、初めての患者のWeb予約や、患者による変更・取消に対応しているかは、予約システムの比較と各システムの詳細に載せています。 条件から探すには、予約システムの絞り込みを使ってください。

公式サイトで確かめられなかったものは「要確認」として別枠に出しています。 締め切りの細かい設定など、比較ページに項目の無いことは、提供会社に聞いてください。