歯科医院の電話受付サービスの選び方｜AI電話・IVR・電話代行を比べる項目と、確かめる順番

歯科医院の電話受付を外に任せるサービスには、AI電話・IVR・電話代行があります。 同じ「電話受付」でも、最初に電話に出るものが違い、できることも料金の決まり方も違います。 いきなり比較表を見比べると、どの項目を見ればよいのかが分かりにくくなります。

この記事では、電話受付のサービスを比べるときの項目と、確かめる順番を整理します。 どのサービスがよいかは決めていません。 医院の電話の件数や用件、任せる時間帯、予約の取り方によって、合うものが変わるためです。

確かめる順番

1. 医院の電話を数える

最初に、医院にかかってくる電話を数えます。 何を任せるか、どの料金の決まり方が合うかは、ここから考えます。

• 1日に何件かかってくるか
• どの時間帯に多いか（診療の開始前・昼休み・診療時間外など）
• 用件は何か（予約・変更・取消・問い合わせ・急患・業者など）
• 電話に出られなかった件数はどのくらいか

数え方と記録用紙の例は、電話を外に任せる前に数えておくことにまとめています。

2. 最初に電話に出るものを選ぶ

電話受付のサービスは、最初に電話に出るものによって3つに分けられます。

AI が出たあとにオペレーターへ引き継ぐなど、組み合わせたサービスもあります。 違いは、AI電話・IVR・電話代行の違いにまとめています。

3. 任せる時間帯を決める

すべての電話を任せるか、出られないときだけか、昼休みや診療時間外だけかを決めます。 診療時間外も任せるなら、急ぎの電話をどこへ回すかも一緒に決めます。

決め方は、診療時間外の電話をどう受けるかにまとめています。

4. 任せる用件と、受けきれない電話の行き先を決める

予約・変更・取消・問い合わせ・急患のうち、どの用件を任せるかを決めます。 予約を確定までさせるか、希望を聞いて医院に伝えさせるかも決めます。

あわせて、任せていない用件の電話や、受けきれない電話をどこへ回すかを決めます。 医院のスタッフにつなぐ、伝言にして折り返す、などの形があります。

決めることは、最初に電話に出るものによって少し違います。

• AI電話：歯科医院でAI電話を使うときに決めること
• 電話代行：歯科医院で電話代行を使うときに決めること

5. 録音と患者の情報の扱いを確かめる

電話受付のサービスでは、通話の録音や、受けた内容を文字にしたものに、患者の名前・電話番号・症状が入ることがあります。 録音するか、どこに・どのくらいの期間残るか、誰が聞き返せるかを確かめます。

確かめることは、通話の録音と患者の個人情報にまとめています。

6. 料金を明細ごとに比べる

電話受付のサービスの料金は、月額・回線ごと・通話1件ごと・予約1件ごと・通話時間ごと・対応した時間ごとなど、明細ごとに決まっています。 件数や時間で変わる料金があるので、月額だけを比べると、医院でかかる料金が分かりません。 1で数えた件数や時間帯と照らして、どの明細がかかるかを見ます。

読み方は、電話受付サービスの料金の決まり方にまとめています。

7. 契約の条件を確かめる

最低契約期間、解約の手続き、自動更新、いまの電話番号を使えるかを、契約書と提供会社に確かめます。

確かめることは、電話受付サービスの契約前に確かめることにまとめています。

比較ページで確かめる

各サービスの最初に電話に出るもの、料金の明細、予約の確定・急患の振り分け・医院のスタッフへの転送・通話の録音・診療時間外の応答などへの対応は、電話受付のサービスの比較と各サービスの詳細に、出典と確認日を添えて載せています。 条件から探すには、絞り込みを使ってください。

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