歯科医院の時間外の電話をどう受けるか｜夜間・休診日に医院で決めること

診療が終わったあとや休診日にも、電話はかかってきます。 予約を取りたい人、予約を変えたい人、歯が痛くて困っている人。 出られなかった電話は、翌朝の受付の仕事として残ります。

診療時間外の電話を受ける方法は、留守番電話のほかに、IVR（番号の押し分け）・AI電話・電話代行があります。 どれを選ぶかの前に、医院で決めておくことがあります。 この記事では、それを順に整理します。

どの方法がよいかは決めていません。 時間外にかかってくる電話の件数と用件で、合う方法が変わるためです。

時間外の電話の受け方

3つの違いは、AI電話・IVR・電話代行の違いにまとめています。

先に医院で決めること

1. どの時間を任せるか

「時間外」と一口に言っても、いくつかあります。

• 平日の診療が終わったあと（夜間）
• 昼休み
• 休診日
• 連休・年末年始

すべてを任せるのか、一部だけにするのかを決めます。 応答する時間帯を医院が決められるかは、サービスによって違います。

2. 用件ごとに、どこまで済ませるか

用件ごとに、時間外にどこまで済んでいてほしいかを決めます。

その場で予約を確定するには、予約の台帳に書き込める仕組みが要ります。 予約システムとの連携は、サービスによって違います。 連携の確かめ方は、予約システムとレセコンの連携で確かめることも参考にしてください。

3. 急患の電話

急患の電話をどう案内するかは、医院が決めることです。 AI電話や電話代行が、症状を聞いて診療の判断をするわけではありません。

決めておくことは、次の2つです。

• 案内の文：時間外に急患と思われる電話があったとき、何を伝えるか
• 案内する先：翌朝の連絡を待ってもらうのか、別の連絡先を伝えるのか

そのうえで、急患と思われる電話をサービスがどう扱うかを、契約の前に提供会社に聞きます。 決めた案内の文をそのまま伝えられるか、医院の誰かに知らせる仕組みがあるか、などです。

4. 翌朝の引き継ぎ

時間外に受けた電話の内容を、翌朝どう受け取るかを決めます。

• 受け取り方：メール・管理画面・紙など
• 受け取る人：誰が見て、誰が折り返すか
• 見る時刻：朝の診療が始まる前に見られるか

受け取り方は、サービスによって違います。 患者の名前や電話番号が含まれるので、誰が見られるかも決めておきます。 録音と個人情報の扱いは、通話の録音と患者の個人情報にまとめています。

時間外の電話を数える

決める前に、時間外にかかってくる電話を数えておくと、選ぶ方法も料金の見当も具体的になります。 電話機や電話会社の着信の記録で、時間外の着信を確かめられるかは、お使いの機器と契約によります。

数え方は、電話を外に任せる前に数えておくことにまとめています。

提供会社に聞くこと

料金の決まり方は、歯科医院の電話受付サービスの料金の決まり方にまとめています。 契約の前に確かめることは、電話受付サービスの契約前に確かめることも参考にしてください。

比較ページで確かめる

各サービスが時間外に応答するかは、比較の表と各サービスの詳細に載せています。 「診療時間外（夜間・休診日）の応答」の条件で絞り込むには、絞り込みを使ってください。

公式サイトで確かめられなかったものは「要確認」として別枠に出しています。 条件付きで対応するものは「条件あり」と出し、条件を詳細に書いています。