予約システムで患者の情報を扱うときに確かめること｜置き場所・見られる人・解約したあとのデータ

予約システムには、患者の情報が入ります。 クラウドの予約システムでは、その情報が医院の外にある提供会社のシステムに置かれます。

この記事では、予約システムを選ぶときに、患者の情報の扱いについて提供会社に確かめることを並べます。

最初にお断りします。 この記事は、法的な助言ではありません。 特定のサービスや使い方が法令上問題ない、とは判断していません。 医院がどの決まりにどう沿えばよいかも、この記事では判断していません。 医院の方針を決めるときは、弁護士などの専門家にご相談ください。

予約システムに入る情報

医院がどの機能を使うかによって、入る情報が変わります。

症状や既往歴のように、扱いに特に気をつける必要がある情報が入ることもあります。 まず、医院が使う機能で、どの情報が予約システムに入るかを書き出しておくと、確かめることがはっきりします。

確かめること

1. 情報の置き場所

• 情報がどこに置かれるか（提供会社のサーバー・外部のクラウドサービス）
• 置かれる国や地域
• 提供会社が、さらに別の会社のサービスを使っているか（サーバー・SMS の送信・LINE との連携など）

2. 見られる人

• 医院の中で、誰がどこまで見られるかを分けられるか（受付・歯科医師・院長など）
• 誰がいつ見たか、変えたかの記録が残るか
• 提供会社の社員が、どんなときに医院のデータを見ることがあるか
• 退職したスタッフのアカウントを止められるか

3. 入るときの守り

• ログインのときに、パスワードのほかの確かめ方（2段階の認証など）を使えるか
• 医院の外のパソコンやスマートフォンから入れるか。入れるなら、制限をかけられるか

4. 消えたときの備え

• データの控え（バックアップ）をとっているか。どのくらいの間隔か
• システムが止まったとき、予約をどう確かめるか

予約台帳が見られなくなると、その日の予約が分からなくなります。 止まったときの段取りを、医院でも決めておきます。

5. 解約したあとのデータ

• 解約するときに、データを書き出して受け取れるか。どの形式か
• 解約したあと、データがいつまで残り、いつ消されるか
• 消したことを、どう知らせてもらえるか

乗り換えのときの段取りは、予約システムを乗り換えるときに確かめることにまとめています。

6. 漏れたときの連絡

• 情報が漏れた、または漏れたおそれがあるときに、提供会社から医院にどう連絡が来るか
• 連絡が来るまでの目安

7. 契約の書面

• 患者の情報の扱いについて、利用規約のほかに取り決めの書面があるか
• 提供会社が、どの公的な指針に沿っていると説明しているか

公的な資料

医療の情報を扱うシステムについて、厚生労働省は「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」を公表しています。 2026年11月9日に確かめた時点で、厚生労働省のページには第7.0版（令和8年6月）が載っています。

• 医療情報システムの安全管理に関するガイドライン（厚生労働省）

予約システムがこのガイドラインの対象になるか、医院や提供会社に何が求められるかは、この記事では判断していません。 提供会社がこのガイドラインに沿っていると説明している場合は、どの部分にどう沿っているのかを、書面で示してもらえるか聞いてください。

個人情報保護委員会の資料に書かれていることは、通話の録音と患者の個人情報で、原文に沿って紹介しています。 電話のサービスについての記事ですが、外の会社に患者の情報を任せるときの考え方は、予約システムにも関わります。

提供会社に聞くこと

当サイトでの扱い

各予約システムの詳細ページには、「患者の情報を置く場所」（国内・国外）を載せています。 公式サイトで確かめられなかったものは「未確認」として表示しています。 未確認は、国外に置いているという意味ではありません。

見られる人の分け方・データの控え・解約したあとのデータなど、ほかの安全管理の項目は載せていません。 公開情報だけでは、すべての予約システムを同じ基準でそろえて確かめられないためです。

予約システムの機能と料金は、予約システムの比較と各システムの詳細に載せています。 Web問診・LINE予約・レセコンとの連携など、患者の情報が増える機能に対応しているかも、そこで確かめられます。 選び方の全体は、歯科医院の予約システムの選び方にまとめています。