歯科の予約システムを乗り換えるときに確かめること｜データの移し方・解約の時期・並行して使う期間

予約システムを乗り換えるとき、新しいサービスの機能や料金に目が向きがちです。 ただ、乗り換えでつまずきやすいのは、新しいサービスそのものより、いまのサービスからの移り方です。

先の日付の予約が入ったまま、どの日に切り替えるか。 患者の情報やリコールの予定を、どうやって新しいサービスに移すか。 いまの契約を、いつまでに解約すればよいか。

この記事では、乗り換えの前に決めておくことと、いまの提供会社・新しい提供会社のそれぞれに確かめることを整理します。

乗り換えで決めておく3つのこと

データの移し方

予約システムには、患者の名前や連絡先、先の日付の予約、リコールの予定などが入っています。 これを新しいサービスに移せるかは、2つの条件で決まります。

• いまのサービスから、データを書き出せるか
• 新しいサービスが、そのデータを取り込めるか

片方だけでは移せません。 書き出せても、新しいサービスが取り込めない形式なら、手で打ち直すことになります。

いまの提供会社に確かめること

• データを書き出せるか。書き出せる項目はどれか（患者の情報・予約・リコールの予定・来院の履歴など）
• 書き出すファイルの形式（CSV など）
• 書き出しは医院が画面でできるか、提供会社に依頼するのか。依頼する場合に費用がかかるか
• 解約したあと、データはいつまで残るか。いつ消されるか

新しい提供会社に確かめること

• いまのサービスのデータを取り込めるか。取り込める項目はどれか
• 取り込みは医院が行うのか、提供会社が代わりに行うのか。費用がかかるか
• 取り込めない項目がある場合、どう扱うか

患者の情報を書き出して受け渡すときの扱い（保存の場所・受け渡しの方法・あとで消すこと）も、両方の提供会社に確かめてください。 扱いの決まりは、それぞれの契約や利用規約にあります。

解約の時期

解約の時期は、いまの契約の中身で決まります。 契約書や利用規約で、次のことを確かめてください。

• 最低契約期間があるか。期間の途中で解約したときに、残りの期間の料金がかかるか
• 解約を申し出る期限（何日前・何か月前までか）
• 契約が自動で更新されるか。更新される日はいつか
• 年払いの場合、途中で解約したときに返金があるか
• オプションや連携を、本体と別に契約していないか。別の契約なら、それぞれ解約が要るか

日程は、新しいサービスで予約を受け始める日から逆算して決めるのがおすすめです。 先にいまの契約を解約すると、切り替えまでのあいだ予約を受けられなくなるおそれがあります。

並行して使う期間

先の日付の予約が入っていると、切り替えの日を境に、しばらく両方のサービスを見る期間ができます。 次のことを先に決めておくと、二重予約や予約の見落としを防ぎやすくなります。

• 新しいサービスで予約を受け始める日
• その日より前に入った予約を、いまのサービスで管理し続けるか、新しいサービスに移すか
• いまのサービスで、新しい予約の受け付けを止める日
• 両方に予約が入ったときに、どちらを正とするか

患者の目に触れる入口を差し替える

Web予約やLINE予約の入口は、医院のホームページ、LINE公式アカウント、地図サービスの医院の情報など、いろいろな場所に貼られています。 乗り換えると、予約の入口のURLが変わることがあります。

• 予約のボタンやリンクを貼っている場所を、先に書き出しておく
• 切り替えの日に、すべての場所のリンクを差し替える
• 予約の前の通知やリコールの知らせを送っている場合は、送り元が変わることを患者にどう伝えるかを決める

Web予約・LINE予約・予約の前の通知・リコールの違いは、こちらの記事で整理しています。

レセコンとの連携を設定し直す

いまのサービスでレセコンとつないでいた場合、新しいサービスでも同じようにつなげるとは限りません。 つなげる製品の名前、やり取りできる中身、設定の費用を、新しい提供会社に確かめてください。 確かめ方は予約システムとレセコンの連携で確かめることにまとめています。

乗り換えの前の確かめ表

いまの提供会社に

• データを書き出せるか。項目・形式・費用
• 解約したあと、データはいつまで残るか
• 最低契約期間・解約を申し出る期限・自動更新の日
• 途中で解約したときの料金・返金

新しい提供会社に

• いまのサービスのデータを取り込めるか。項目・費用
• 初期費用と、取り込み・連携の設定にかかる費用（料金の見方）
• 申し込みから使い始めるまでの期間
• 操作の説明や、切り替えの手伝いがあるか

医院の中で

• 予約の受け付けを切り替える日
• それより前に入った予約を、どちらで管理するか
• 予約の入口を貼っている場所の一覧

候補の予約システムを探す

予約システムの比較ページでは、プランごとの料金と機能を、出典と確認日を添えて並べています。 使いたい機能から探すときは、絞り込みを使ってください。 各サービスのページの「契約前に聞くこと」には、公開情報で確かめられなかった項目から作った質問をまとめています。

当サイトの情報は、各社の公式サイトなどの公開情報を、確認日の時点で記録したものです。 データの移し方や解約の条件は、契約ごとに違うことがあります。 乗り換えの前に、必ず提供会社に確かめてください。